Vi oppfordrer til at fakturaer og kreditnotaer sendes oss i samsvar med standarden Elektronisk Handelsformat (EHF).
Fakturaer på ehf-format:
Fakturamottaker – organisasjonsnummer.
Fakturamerking:
Deres referanse = Prosjektnummer.
Prosjektnummer skal inneholde 3 siffer og skal stå i feltet for «AccountingCost».
Feltet «AccountingCostumerParty/Party/Contact/ID» (Deres ref.) kan benyttes til prosjektnummer, dersom deres EHF er satt opp uten feltet “AccountingCost”.
Tilleggsopplysninger:
Alle fakturaer skal merkes med navn på bestiller.
Vi vil gjerne ha tilleggsopplysninger om arbeidssted selv om dette ikke er et krav. Innenfor EHF-standarden benyttes feltet «AccountingCostumerParty/Party/Contact/ID» (Deres ref.).
Dersom dette feltet er benyttet til prosjektnummer legges tilleggsopplysninger i feltet «ContractDocumentReference» (Kontraktsopplysninger).
Tilleggsopplysninger kan også legges som tekst på selve fakturaen som vi ønsker skal følge med.
Fakturavedlegg:
MIME typer: PDF, TXT, GIF, TIFF, JPEG, PNG
Ved overføring av pdf-versjon av faktura SKAL feltet for dokumenttype ha verdien «commercial Invoice»
Fakturabilde skal alltid følge med. Det støttes både *.pdf og *.tiff-vedlegg. Filnavn-prefiksene må være like (eks faktura123.xml og faktura123.pdf). Det foretrekkes at filene ikke er zippet.
LEVERANDØRER
Alle bestillinger skal merkes med et 3 sifret prosjektnummer eller kjøretøynummer og ID nummer på den som bestiller.
UTENLANDSKE LEVERANDØRER:
I tillegg til de generelle kravene må fakturaer og kreditnotaer også inneholde IBAN og BIC (Swift)-koder.f
FAKTURAER SENDT PR MAIL:
Faktura sendes til faktura@nordbymaskin.no og skal være merket med et 3 siffret prosjektnummer og navn på bestiller.
Bilag må ligge i samme pdf-dokument som fakturaen og kun en faktura i hver pdf. Faktura skal ligge først i dokumentet.
Flere fakturaer kan sendes i samme mail, men må være i separate pdf-dokument.
FAKTURAER SENDT PR POST:
Fakturaer kan sendes pr post til adressen: Åsvegen 309 2033 Åsgreina.
Faktura må være stilet til Nordby Maskin AS og være merket med prosjektnummer 3 siffer og navn på bestiller.
Vi vil ikke kunne behandle fakturaer som mangler ordrenummer/ prosjektnummer eller ID nummer. Disse vil bli avvist/returnert.